ПАРУС – Управление государственными закупками органа власти

Закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» серьезно усложняет весь процесс государственных закупок. Увеличивается объем информации, необходимой для анализа эффективности закупок. Требуется обеспечить обмен данными с Единой информационной системой в сфере госзакупок, создаваемой на федеральном уровне (ЕИС).

Система «ПАРУС – Управление государственными закупками» позволяет автоматизировать все этапы управления госзакупками органа власти – от планирования до оценки эффективности – и обеспечивает интеграцию посредством Web-сервисов с ЕИС (aналогичными региональными и муниципальными порталами).

Основные возможности системы (рис.1):

• централизованное проведение заявочной кампании: сбор, учет и согласование заявок на закупки, их корректировка с отражением изменений в соответствующем плане и плане-графике закупок;
• формирование и учет планов закупок на основании представленных потребностей, норм обеспеченности, согласование и корректировка планов закупки, передача сведений в ЕИС;
• формирование плана-графика закупок с детализацией по государственным заказчикам (подразделениям, подведомственным учреждениям) с возможностью согласования и корректировки, передача сведений в ЕИС;
• учет обоснования закупки, цены и необходимости общественного обсуждения закупки;
• формирование реестра закупок и размещение данных в ЕИС, учет заявок от поставщиков на участие в закупочных процедурах, ведение реестра заявок и учет результатов их рассмотрения;
• централизованный сбор и учет заявок от поставщиков на участие в конкурсных и аукционных процедурах, ведение реестра заявок и учет результатов их рассмотрения;
• учет предложений поставщиков с возможностью контроля соответствующих банковских гарантий, передача сведений в ЕИС;
• формирование государственных контрактов (договоров) по результатам проведения процедур определения поставщика;
• учет заключенных контрактов, их изменений, случаев расторжений, документов по исполнению и платежей по контракту, передача сведений в ЕИС;
• контроль исполнения контрактов, в том числе по срокам и объемам финансирования, формирование аналитической отчетности.

Преимуществом использования решения является не только сокращение затрат на обработку и анализ данных по госзакупкам, но и всесторонний контроль соблюдения регламента как при планировании, так и при осуществлении закупок, что особенно важно в условиях серьезной ответственности за нарушение требований Закона № 44-ФЗ. В частности, система обеспечивает:

• контроль формируемых данных на соответствие нормам обеспеченности органа власти, предусмотренным объемам финансирования, допустимым объемам закупок без процедур определения поставщика, требуемым объемам закупок у субъектов малого предпринимательства и другим регламентированным требованиям;
• формирование всего комплекта документов для закупки по каждой номенклатурной позиции товаров, работ и услуг - от заявки на закупку до заключенного контракта;
• контроль исполнения всех этапов закупочного процесса с уведомлением пользователей;
• контроль структуры, состава и сроков подготовки данных, публикуемых на ЕИС: планов, извещений, протоколов, контрактов (всего более 70 документов).

Решение тесно интегрируется с другими системами органа власти, автоматизирующими программно-целевое планирование и финансирование, бухгалтерский учет, управление имуществом и материально-техническим снабжением, что позволяет реализовать принцип однократного ввода и многократного использования данных (рис.2):

• планирование и обоснование закупок осуществляется на основании структуры и показателей государственной программы (подпрограммы, мероприятия, государственной услуги), а сформированный план закупок используется для финансового обоснования программного бюджета ведомства;
• данные о доведенных бюджетных средствах используются для контроля соответствия планируемых закупок бюджетной смете или плану финансово-хозяйственной деятельности, а заключаемые контракты являются основой для формирования кассового плана;
• сформированные контракты доступны для отработки в бухгалтерском учете, а их исполнение автоматически отображается на рабочем месте специалиста подразделения закупок;
• по мере исполнения контракта на поставку товаров, работ и услуг актуализируется реестр имущества и/или складские остатки, которые используются в последующем для определения соответствия нормам обеспеченности при планировании очередного цикла закупок.

Единое информационное пространство ведомства может быть построено как путем интеграции ПП «ПАРУС – Управление государственными закупками» с продуктами других разработчиков посредством Web-сервисов, так и поэтапным внедрением комплексной системы «ПАРУС – Электронный бюджет». В последнем случае при минимизации затрат и рисков благодаря бесшовной интеграции обеспечивается наиболее эффективное взаимодействие подсистем, что не только сокращает трудоемкость учетно-управленческих процессов, но и повышает оперативность получения и достоверность данных, необходимых для управления ведомством.

Система размещается на сервере органа власти или уполномоченного органа в сфере закупок, при этом работа с программным продуктом осуществляется (рис.3):

• пользователями локальных подразделений органа власти, осуществляющими закупочную деятельность в интересах центрального аппарата (контрактная служба, отдел планирования закупок, финансово-экономический отдел, отдел размещения заказов, бухгалтерия, заказывающие подразделения);
• пользователями локальных подразделений органа власти, курирующими закупочные процессы подведомственных учреждений или осуществляющими отдельные полномочия учреждений в части закупок (отдел сводного планирования, отдел ведомственного контроля, финансово-экономический отдел, отдел размещения заказов, договорной отдел, бухгалтерия);
• пользователями подведомственных учреждений посредством Web-доступа.

Данная архитектура позволяет органу власти осуществлять контроль за закупками подведомственных учреждений, проводить совместные и централизованные закупки для учреждений, а в случае создания системы на базе уполномоченного органа - гибко распределять полномочия по планированию и исполнению закупочного процесса между уполномоченным органом и обслуживаемыми учреждениями.

При централизованном варианте использования решения легко унифицировать процесс закупочной деятельности для подведомственных учреждений: настраивается единая нормативно-справочная информация и обеспечивается единый для всех пользователей порядок формирования документов и их контроля, способы взаимодействия с порталом закупок, а также функции формирования отчетности.

Система предоставляет широкие возможности создания отчетности, в том числе аналитического характера (рис.4). В частности, формируются:

1. Регламентированные формы документов, такие как:
   • план закупок;
   • план-график закупок;
   • кассовый план исполнения бюджета по видам расходов бюджета, соответствующим осуществлению государственных закупок;
2. Регламентированные формы отчетности, например:
   • отчет об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения;
   • сведения об определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных и муниципальных нужд (форма № 1-контракт);
   • сведения о закупочной деятельности (форма № 1-закупки);
3. Аналитические и контрольные отчеты, например:
   • отчет об исполнении плана-графика закупок;
   • анализ сложившейся экономии по кодам бюджетной классификации;
   • структура закупочных процедур по способам определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
   • структура процедур определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по количеству участников;
   • план-факт исполнения контрактов по поставщикам (подрядчикам, исполнителям).

Решение позволяет также автоматизировать закупочную деятельность органа власти, осуществляющего госзакупки по Закону № 223-ФЗ. Программный продукт настраивается в соответствии с регламентом закупочного процесса, утвержденного Положением о закупках органа власти, обеспечивая необходимые функции контроля и уведомления, процедуры взаимодействия с ЕИС, формирование документации (планы, извещения, протоколы).